第一、系统标准流程与实际操作流程孰轻孰重?
以前工作,特别是在刚刚实施的时候,有很多人对这个问题不理解,其中还有些是部门主管、经理,常常问我:“我们花了几十万元,为什么还要我们来适应系统,而不是系统来适应我们的作业流程?”其实,让系统来适应实际作业这种观念还是停留在十年前。什么销售管理系统,仓库管理系统等等,都是为一个部门而定制的,是为企业量身而做,它不管企业现在的操作流程是否正确,是否有后患?
他们这样问我,我常常笑着对他们说:“你们看我这身材,个子不高,骨骼比较宽而显得有点胖,又有点小肚子,如果我现在要穿西服,就穿雅戈尔吧,那怎么办?两个办法,一是买套西服回来,再找个缝纫师,让他根据我的身材进行修改,裤脚长了,截掉一大节;腰这里大紧了,给我放大一点;扣子我不喜欢,给我换拉链。这种西服我能穿出去吗?不是要被人笑掉大牙?二是动手术,一了百了。肚子大了,去把脂肪抽抽掉;腿短了,打断加点骨头进去。这样穿西服出去,才象样。不然,外面包装的再好,里面还是一堆烂肉。”或许有人会说:“这不是活受罪吗?”是的,这是受罪,要受很大的痛苦。但是,这消除了你内在的缺陷。
这里就涉及到了一个业务流程重组的概念。业务流程重组(Business Process Reengineering)是对企业的业务流程进行根本性再思考和彻底性再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性改善,使得企业能最大限度地适应市场,提高顾客满意度。
模具ERP涉及到企业大大小小的各个部门。若每个部门都按自己的流程来做,那让其他部门如何作业?若采购默许供应商超过采购单数量送货,那财务如何入帐?若车间领料不按标准用量领料,随意超领,挪用其他定单的物料,那让财务如何计算成本?若仓库允许先出货后开单据,那如何保证不会因为人为的疏忽或交接班的原因而漏开单据,如何保证库存数量的准确性?所以,为了保证从产品报价到产品出货,到应收帐款能保持一致性,各个部门有必要遵守行业的标准作业流程。即使,标准的作业流程不适合公司的实际流程,也要参照标准流程来进行修改。
当然,在业务流程重组的时候,会涉及到各个部门的即得利益,会遇到阻碍。这就要求实施顾问在实施的时候,能坚持自己的原则,不能松口。同时,也要注意策略,尽量说服他们,可以找出实际流程中的隐患来说服他们。如采购交货期,有些公司往往在月末供应商进货量比平时高,为什么?因为很多企业付款条件往往是到货后隔月付款,这样往往是下个月初要的货都拼命的在这个月底交货,以提早一个月的付款期。